Borítékolás A-tól Z-ig Szerző: rastera

A borítékolásról általában

Talán a Te cégedben is előfordult már, hogy hatalmas mennyiségű feladásra váró levelet kellett útnak indítani. Csak, hogy néhány példát említsünk arra vonatkozóan, amikor tengernyi dokumentumot kell egy borítékba behelyezni: dm levelek, számlák, különböző promóciós anyagok vagy kuponok. Ezekben az esetekben jól jöhet a külsős, mindent egy kézben összefogó segítség, azaz a RASTERA.

Kis összefoglalónkban leírunk mindent, amit egy borítékolási szolgáltatásról, illetve a nagy mennyiségű borítékolás folyamatáról érdemes tudni. Biztos sok olyan információ lesz benne, amivel már találkoztál napi munkád során, de akad közte olyan is, ami hasznos lehet, és alkalomadtán nagymértékben megkönnyíti majd munkád.

Boríték fajták

Tömérdek fajta boríték létezik, így külső szemmel biztosan nehéz eltalálni, hogy kinek pontosan melyikre is lehet szüksége, de most ehhez adunk egy kis útmutatót. A borítékokat megkülönböztethetjük méretük, zárásuk, anyagfajtájuk, belső nyomásuk ablakos mivoltuk, belső párnázásuk és akár színük szerint is. A boríték méreteket egy táblázatban mutatjuk be, melyben a pontos nagyságot, az elnevezést és a beilleszthető lapszabványt is szemléltetjük:

Boríték méretek:

Boríték és tasak

Borítékokat és tasakokat is megkülönböztetünk. Borítékról beszélünk, amikor a hosszanti oldalon van a nyitható fül, míg tasakról, amikor a rövidebbik oldalon lehet a tartalomként szolgáló lapokat bepakolni.

Tasak méretekben találhatunk TC4, TC5, TB4, TB5 tasakokat sima, illetve légpárnás változatban is. A tasakok között vannak redős-talpas változatok, melyek arra hivatottak szolgálni, ha valamilyen vastagabb dokumentumot pl. könyvet, iratköteget, vastagabb pályázatot stb. kívánunk elhelyezni és kiküldeni benne.

Borítékok záródás szerint

A borítékokat különbözőképpen zárhatjuk le. A már régről ismert enyves boríték az a fajta, melyet valamilyen nedvesítéssel tudunk lezárni. Ezeket a borítékokat gyakran használják gépi borítékolásnál olyan dokumentumok esetében, mint például a számlalevelek vagy fizetési értesítők, hiszen ezek a borítékok belsőbéléssel rendelkeznek, ami átláthatatlanná teszi őket, így a levelek tartalmához külsőleg illetéktelenek nem juthatnak hozzá még átvilágítással sem. Az enyvezett borítékok ablakos és ablak nélküli változatban is elérhetőek, így a címzés formájában is lehet válogatni a lehetőségek között.

A szilikonos záródás esetében a záró fülön egy szilikon csíkkal lefedett ragasztóréteg van. A szilikont lehúzva a boríték könnyedén zárt állapotba hozható. A kézi borítékolást rendkívüli mértékben megkönnyíti ez a technika, hiszen egy mozdulattal megoldható a boríték zárása. A ragasztó biztos zárása gyártást követően 3-4 évig is megmarad, így ezen időszakon belül biztonsággal alkalmazható.

Az öntapadós borítékok szájánál két különböző típusú ragasztóréteget helyeznek el és ezeket összenyomva máris teljes mértékben zárt borítékot kapunk. A ragasztófelület élettartama körülbelül egy év, így ezeket a borítékokat viszonylag gyorsan fel kell használni.

Ablakos és ablak nélküli borítékok

Az ablakos boríték esetében egy fóliával takart ablakot helyeznek el, ahol látszik a levélen elhelyezett címzett postai elérhetősége. Nagy előnye, hogy így a borítékot már nem kell külön nyomni és különböző címzettek esetén könnyű a borítékolás. Az ablakos borítékok között különböző ablak méretek találhatóak és még azt is megválaszthatjuk, hogy bal vagy jobb oldalon helyezkedjen el a fóliázott ablak felület.

Bélésnyomott és nyomatlan

A bélésnyomott borítékokat akkor használjuk, ha a belső tartalom olyan anyagot tartalmaz, mely idegen szemnek láthatatlan kell maradjon. A bélésnyomott borítékok belső fele is nyomtatott annak érdekében, hogy még megvilágítással se lehessen a boríték tartalmát elolvasni. Olyan esetekben lehet erre szükség, ha a boríték, szerződést, árajánlatot, számlát, felszólítást, vagy valami más hivatalos iratot tartalmaz.

Borítékok anyagfelhasználás szerint

Anyagát tekintve a borítékok szintén számtalan félék lehetnek a felhasználás módjuktól függően. Vannak az ofszet papírból készült standard 80-, 90 grammos normál borítékok a hétköznapi használatra. Vannak olyan borítékok melyek valamilyen kreatív anyagból készültek vagy színesek. Ezeket akkor alkalmazzuk, ha valami különleges alkalomra szánunk anyagot kiküldeni. A kreatív papírról érdemes tudni, hogy egy magasabb árkategóriájú alapanyag, így kis példányszám esetén éri meg igénybe venni. A környezetbarát, illetve újrafelhasznált borítékok igen népszerűek manapság, hiszen a legtöbb vállalat igyekszik környezettudatos formulákat beépíteni a mindennapjaikba. A légpárnás borítékokat is kizárólag indokolt esetben ajánljuk, amikor törékeny vagy kisebb termékeket kívánunk kiküldeni. A légpárnás borítékok lényege, hogy a boríték belsejét buborékfóliával bélelik ki, hogy a küldött anyagok sérülésmentesen érkezzenek meg a címzetthez.

Külsőfüles és belső füles borítékok

Abban az esetben, amikor a borítékra a gyártás kívülről hajtja rá a ragasztott oldalsó peremet, akkor külsőfüles borítékról beszélünk, amikor ezeket belülről ragasztják a borítékba, akkor hívjuk azt belsőfüles borítéknak. A külső fülnek a gépi borítékolás esetén van jelentősége, hiszen külső fül esetén a betöltendő anyagok biztosan nem akadnak el, míg belső fülesnél elakadhat, ami lehetettlenné teheti a gépi borítékolást.

Borítékcímzés

A borítékok címzése tekintetében is széles körben válogathatunk a lehetőségek között. Megnyomhatjuk közvetlenül a borítékot a címzettek nevével, vagy ablakos boríték esetén magát a belső küldeményt címezhetjük, mely a boríték fóliás részénél lesz látható. Ezen kívül még etikettel is elláthatjuk a címzett adataival a borítékokat vagy tasakokat.

Gépi borítékolás

A gépi borítékolás esetén a nyomtatott anyagokat és esetleges mellékleteket egy gép helyezi bele a borítékokba, amely olcsón, rövid határidővel, nagy mennyiségű küldemény borítékolást teszi lehetővé A borítégológép a legegyszerűbb esetben mindig egy előre beállított számú lapot helyez a borítékba. Amennyiben olyan küldeményeket kell borítékolni, amelyek változó mennyiségű lapokat tartalmaznak, akkor a lapokat a nyomtatás során vezérlőjelekkel kell ellátni, amit a gépnek le kell tudni olvasnia. A vezérlőjel általában a lap szélére nyomott OMR kód (“pálcikák”), de a borítékológéptől függően lehet QR kód vagy egyéb 1D, 2D vonalkódtípus is. Ezekkel a vezérlőjelekkel lehet megmondani a borítékológépnek, hogy mikor kell lezárnia egy küldeményt és új borítékot kezdenie, mikor kell esetlegesen plusz mellékletet behúznia, valamint a véletlen dupla lapbehúzást is teljesen kizárja. 

Nem minden boríték alkalmas a gépi borítékolásra, így amennyiben speciális borítékra van szükség a küldeményhez, akkor a kézi borítékolás szükséges. A gépi borítékolás során enyves záródású borítékokat alkalmazunk, melyek külső füllel vannak legyártva. A leggyakrabban alkalmazott gépi boríték méretek a C5 és C6/C5. Kulcsfontosságú, hogy gépi borítékolás esetén nem lehet tasakot vagy kreatív borítékot használni, nem kezelhető le a légpárnás boríték és egyéb speciális funkcióval ellátott boríték sem. A gépi borítékolásnál a maximálisan betölthető lapszám általában 5-6 lap az esetleges mellékletekkel együtt. Amennyiben e feletti lapszámokkal kell megtölteni a borítékokat, akkor a küldeményt vagy szétbontva több borítékba kell tölteni vagy kézi borítékolás szükséges.

A borítékológépnek nem feltétlenül kell, hogy leragassza a küldeményt, előfordul olyan eset, hogy csak előborítékolás szükséges és a további mellékletek utólag kézzel kerülnek a borítékba, majd a leragasztás is kézzel történik.

Kézi borítékolás

A gépi borítékolás kötött feltételei miatt gyakran szükséges a kézi borítékolás. Kézi borítékolás esetén a szilikon csíkkal ellátott boríték az ajánlott. Kézi borítékolás során nem gond speciális mellékletek behelyzezése, amikor a küldemény része valamilyen ajándék, amit bele kell rakni a borítékba vagy szükség esetén az egyik lapra kell ragasztani, mint például a plasztik kártya esetében.

A küldeményeknek van egy speciális fajtája a self-mailer postcard. Ebben az esetben a küldemény nem kerül borítékba, hanem az általában reklám levél van perforálással hajtással van levélküldemény alakra összeragasztva, valamint rányomva tartalmazza a postai feladáshoz szükséges címzéseket is.

Amennyiben nagyobb mennyiségű levelet szeretnél kiküldeni, rendszeresen vagy egyszeri alkalommal, csapatunk szívesen áll rendelkezésedre a küldemények kézbesítésében, akár kézi, akár gépi borítékolásról legyen szó.

Ide írnám, hogy tudunk gépi borítékolást, akár OMR  kóddal.

Teljes körű szolgáltatást nyújtunk, így nem csak a borítékolást, de a küldemények nyomtatását és az összeállított borítékok postázását is elvégezzük helyetted. Ha azonban még ennél is többre van szükséged, akkor segítséget nyújtunk a visszaérkező levelek kezelésében is. Együtt, csapatként, gyorsabban, hatékonyabban segítünk megoldani a tömeges küldeményekkel járó adminisztrációt. Erre vonatkozóan több információt is találsz a szolgáltatásaink menüpontban vagy kérdés esetén várjuk szíves megkeresésed elérhetőségeinken!